Protection des données

1. Responsable du traitement

La présente politique décrit comment ora. traite les données personnelles des personnes qui utilisent sa plateforme. Le responsable du traitement est SO Group Sàrl, qui exploite ora. (ci-après « ora. », « nous »), dont les coordonnées figurent dans la section « Nous contacter ».

Elle s’applique dans le respect de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, lorsque cela est pertinent, du règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD).

Chaque avocat est, pour sa part, responsable du traitement des données qu’il reçoit d’un client dans le cadre d’un mandat, conformément à ses obligations professionnelles.

Pour les données de paiement, ora., qui encaisse les paiements, et notre prestataire de paiement Stripe sont responsables du traitement, chacun pour sa part. ora. est aussi responsable du traitement de toutes les autres données décrites dans la présente politique.

2. Les données que nous traitons

Le service traite les catégories de données suivantes.

• Compte : adresse e-mail, nom, langue, fuseau horaire, et le cas échéant raison sociale, numéro de TVA et adresse de facturation.
• Profil d’avocat : numéro d’inscription, canton, domaines de pratique, langues, tarif horaire, prestations publiées, présentation, photographie, parcours déclaré, et l’historique des décisions de vérification.
• Demandes et mandats : les conversations, offres d’honoraires, réservations, documents déposés, notes de consultation, entrées de temps et évaluations liés à une relation entre un client et un avocat.
• Paiements : les montants, leur statut, les factures, les reçus d’ora. et les identifiants transmis par notre prestataire de paiement. Pour les praticiens, s’y ajoutent l’IBAN et le nom du titulaire du compte qu’ils indiquent pour recevoir leurs versements. Nous ne conservons jamais de numéro de carte complet.
• Visioconférence : l’heure de début et de fin de chaque consultation, ses participants, et rien de son contenu, qui n’est ni enregistré ni transcrit.
• Liste d’avocats mis de côté : visible de vous seul, et jamais communiquée à l’avocat concerné.
• Données techniques : journaux d’erreurs et de sécurité, adresse IP, type de navigateur, sans le contenu de vos recherches.

3. Finalités et bases du traitement

Nous traitons ces données pour les finalités suivantes.

• Fournir le service et exécuter le contrat qui nous lie à vous, notamment mettre en relation, transmettre les messages et documents, suivre les paiements, émettre les reçus d’ora., établir les factures hebdomadaires et verser aux praticiens les honoraires encaissés pour leur compte.
• Vérifier l’inscription des avocats au registre cantonal et maintenir la confiance dans la plateforme.
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude et les abus, et respecter nos obligations légales, notamment en matière comptable.
• Vous adresser les notifications relatives à votre compte, à vos demandes et à vos mandats. Aucun message commercial ne vous est envoyé sans votre accord.
• Améliorer le service à partir de statistiques agrégées qui ne permettent pas de vous identifier.

4. Vos recherches ne sont pas enregistrées

Ce que vous tapez dans le champ de recherche peut révéler un problème de santé, un litige familial ou une procédure pénale. Le texte de votre recherche n’est jamais écrit dans nos journaux. Nous conservons seulement le fait qu’une recherche a eu lieu et le nombre de résultats obtenus.

5. Secret professionnel et contenu des dossiers

Le contenu d’une demande ou d’un mandat relève du secret professionnel de l’avocat. Il n’est lisible que par les deux parties, et cette règle est appliquée par la base de données elle-même à chaque lecture.

Aucun accès administratif général n’est prévu chez ora. Un accès exceptionnel au contenu, par exemple à la demande d’une autorité, exige une justification écrite, l’approbation d’une deuxième personne, une durée limitée et laisse une trace permanente.

Les consultations en visioconférence ne sont ni enregistrées ni transcrites par la plateforme.

6. Partage des données et sous-traitants

Nous ne vendons pas vos données et ne les partageons qu’avec les prestataires nécessaires au fonctionnement du service, liés par un contrat de sous-traitance, ou lorsque la loi l’exige. À ce jour, nos sous-traitants sont les suivants.

• Supabase : base de données, authentification et stockage des fichiers, région de Zurich, Suisse.
• Vercel : hébergement et rendu de l’application, région de Francfort, Union européenne.
• Stripe : traitement des paiements encaissés par ora. sur son propre compte Stripe, y compris pour le compte des praticiens. Stripe est seul à traiter vos données de carte.
• LiveKit : transport des flux audio et vidéo des consultations, chiffrés en transit et non enregistrés.
• Resend : envoi des e-mails de notification.

7. Où les données sont traitées

La base de données et les fichiers sont hébergés en Suisse, dans la région de Zurich. Le rendu des pages est assuré depuis l’Union européenne, qui offre un niveau de protection reconnu comme adéquat par le Conseil fédéral.

Lorsqu’un prestataire traite des données en dehors de la Suisse ou de l’Union européenne, nous nous assurons de garanties appropriées, notamment des clauses contractuelles types, avant tout transfert.

8. Sécurité

Les données sont chiffrées en transit et au repos. L’accès à chaque table de la base de données est contrôlé ligne par ligne selon l’identité de la personne connectée, et les documents ne sont accessibles que par des liens signés à durée limitée, après vérification technique du fichier.

Chaque téléchargement de document est journalisé. Les clés d’administration ne sont jamais exposées au navigateur et sont renouvelées périodiquement.

Aucune mesure n’est infaillible. En cas de violation de la sécurité des données susceptible de vous porter préjudice, nous vous en informons ainsi que le Préposé fédéral à la protection des données, conformément à la loi.

9. Conservation

Nous conservons vos données aussi longtemps que votre compte est ouvert et que le service en a besoin. Un compte fermé est désactivé plutôt qu’effacé immédiatement.

• Les données comptables, y compris les factures et les paiements, sont conservées dix ans, conformément au droit suisse.
• Le contenu d’un mandat est conservé aussi longtemps que l’une des parties peut en avoir besoin à titre probatoire, puis supprimé.
• Les journaux techniques et de sécurité sont conservés au plus douze mois.
• Les données d’un compte fermé sans mandat ni paiement sont supprimées dans les trente jours.

10. Cookies et stockage local

ora. n’utilise aucun cookie publicitaire ni traceur tiers. Les seuls cookies déposés sont nécessaires au fonctionnement du service, principalement pour maintenir votre session ouverte.

Certaines préférences, comme le thème d’affichage ou l’arrière-plan choisi pour la visioconférence, sont stockées dans votre navigateur et ne quittent jamais votre appareil.

11. Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données, que vous pouvez exercer depuis votre compte ou en nous écrivant.

• Accéder aux données que nous détenons sur vous et en obtenir une copie dans un format courant.
• Faire rectifier des données inexactes ou incomplètes.
• Demander l’effacement de vos données, dans les limites de conservation rappelées ci-dessus.
• Vous opposer à un traitement ou en demander la limitation, lorsque la loi le permet.
• Retirer un consentement donné, sans effet sur les traitements antérieurs.
• Saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

12. Mineurs

Le service s’adresse aux personnes âgées de dix-huit ans révolus. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant un mineur. Si vous apprenez qu’un mineur a créé un compte, écrivez-nous et nous supprimerons ses données.

13. Modification de cette politique

Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter une évolution du service ou de la loi. La date d’effet figure en tête de document et toute modification substantielle vous est annoncée dans la plateforme ou par e-mail avant son entrée en vigueur.

14. Nous contacter

Pour toute question relative à cette politique ou pour exercer vos droits, écrivez-nous à support@hello-ora.ch ou depuis votre compte.

Le responsable du traitement est SO Group Sàrl, Rue de l’Arquebuse 22, 1204 Genève, Suisse, IDE CHE-424.769.174 (adresse postale complète dans les mentions légales).

15. Les études

Lorsqu’un praticien fonde une étude sur ora., en devient membre ou y est invité, nous traitons en plus les données suivantes.

• Étude : son nom, sa ville, son canton, sa présentation et, si elles sont indiquées, son numéro IDE et son adresse professionnelle. Une fois l’étude vérifiée par ora., son nom, sa ville, son canton, sa présentation et la liste de ses membres vérifiés sont publics. Le numéro IDE et l’adresse ne sont jamais publiés.
• Membres : qui a rejoint l’étude, quand, avec quel rôle, et quand ce lien a pris fin. Cet historique est conservé après le départ d’un membre, afin de pouvoir établir qui en était membre à une date donnée.
• Invitations : la personne invitée, désignée par son compte ou par son adresse e-mail, la personne qui l’a invitée et l’état de l’invitation. L’adresse e-mail d’une personne invitée est effacée trente jours après la clôture de l’invitation, qu’elle ait été acceptée, déclinée, retirée ou qu’elle ait expiré.
• Paiements : l’étude indique à ora. un IBAN et le nom du titulaire du compte pour recevoir les honoraires de ses membres. ora. encaisse les paiements des clients sur son propre compte Stripe et les verse à l’étude par virement bancaire. L’IBAN n’est jamais transmis à Stripe. Seuls les membres de l’étude autorisés à gérer ses paiements et le personnel d’ora. habilité aux versements peuvent le consulter.